Datenschutz
S.V. Bolzum von 1906 e.V. • Datenschutzhinweise für Website, Vereinsmanager-App & Mitglieder
Datenschutz im S.V. Bolzum von 1906 e.V.
Diese Erklärung gilt zentral und einheitlich für die Vereinswebsite (sv-bolzum.de), die Account-Aktivierungsseite, die Vereinsmanager-Mitglieder-App (Web-App/PWA sowie mobile Apps für iOS und Android), unsere digitalen Online-Formulare (Online-Mitgliedsanträge, Gast-/Probetraining) sowie das interne Verwaltungsportal.
1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen
Verantwortlicher im Sinne der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) ist:
1. Vorsitzender: André Schmidt • 2. Vorsitzender: Martin Fixar
2. Rechte der betroffenen Personen (Art. 15–21 DSGVO)
Sie haben gegenüber dem Verein folgende gesetzliche Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten:
- Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Sie können Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten Daten verlangen.
- Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie haben das Recht auf Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten.
- Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (z. B. steuerliche Fristen nach AO/HGB für Zahlungsbelege) entgegenstehen.
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Unter bestimmten gesetzlichen Voraussetzungen können Sie die Sperrung/Einschränkung der Verarbeitung verlangen.
- Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie können verlangen, Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.
- Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie können Verarbeitungen, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) beruhen, jederzeit aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen.
- Widerruf von Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Einmal erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft formlos widerrufen.
- Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO): Zuständig ist die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen (LfD Niedersachsen, Prinzenstraße 5, 30159 Hannover, lfd.niedersachsen.de).
3. Besuch und Nutzung der Vereinswebsite (sv-bolzum.de)
Beim rein informatorischen Aufruf unserer Website erheben wir nur die Daten, die Ihr Browser technisch bedingt an unseren Webserver übermittelt (Server-Logfiles: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anfrage, Zeitzonendifferenz, abgerufene Seite/Datei, Zugriffsstatus/HTTP-Statuscode, übertragene Datenmenge, Browsertyp und Betriebssystem). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der sicheren und stabilen Auslieferung unserer Website).
Eingebettete Google Kalender (Sportplatz & Tischtennis): Zur Anzeige aktueller Belegungszeiten sind auf ausgewählten Seiten Kalender von Google (Google Ireland Limited) eingebettet. Beim Aufruf dieser Kalender wird technisch Ihre IP-Adresse an Google übertragen.
4. Nutzung der Vereinsmanager-App, Online-Mitgliedsanträge und digitale Mitgliederverwaltung
4.1 Umfang und Zwecke der Verarbeitung
Für die digitale Vereinskommunikation, die Organisation des Sport-, Kurs- und Veranstaltungsbetriebs (inkl. Terminanmeldungen, Wartelisten, Arbeitseinsätzen und Umfragen), die Bereitstellung von Vereinsdokumenten sowie die Einreichung und Bearbeitung von Online-Mitgliedsanträgen, Gast-/Probetrainingsanmeldungen, Stammdaten-/SEPA-Änderungen und Kündigungen stellt der Verein die Vereinsmanager-App (als Web-Anwendung sowie mobile App) und zugehörige Online-Formulare bereit.
Verarbeitet werden dabei – je nach genutzter Funktion – insbesondere Stammdaten (Name, Anschrift, Geburtsdatum, Kontaktdaten, Mitgliedsnummer), Sparten-, Gruppen- und Familienzugehörigkeiten, Teilnahme- und Buchungsdaten, Beitrags- und SEPA-Mandatsdaten sowie Inhalte von Anträgen, Nachweisen und Mitteilungen an die Vereinsverwaltung.
4.2 Eingesetzte Dienstleister (Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO)
Zur technischen Bereitstellung und Vereinsverwaltung setzen wir vertraglich gebundene Auftragsverarbeiter ein:
- App-Infrastruktur, Authentifizierung & Cloud-Datenbank (Google Firebase / Google Cloud): Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, auf Grundlage des Google Cloud Data Processing Addendum (CDPA) (einschließlich EU-Standardvertragsklauseln für etwaige Drittlandübermittlungen). Eingesetzt werden Firebase Hosting, Firebase Authentication, Cloud Firestore, Cloud Storage und Cloud Functions (vorrangig auf Serverstandorten innerhalb der Europäischen Union).
- Zentrale Vereins- und Beitragsverwaltung (easyVerein): SD Software-Design GmbH (Deutschland) zur Führung des Mitgliederbestands, der Abteilungs- und Gruppenzuordnungen sowie der SEPA-Beitrags- und Rechnungsabwicklung.
4.3 Optionale Push-Benachrichtigungen
Sofern Sie in der App oder in Ihrem Browser Push-Mitteilungen aktivieren, wird ein gerätespezifischer Push-Token über Firebase Cloud Messaging (FCM) (Google Ireland Limited; auf Apple-Endgeräten ergänzend über den Apple Push Notification service, Apple Inc.) verarbeitet, um Sie beispielsweise über Terminänderungen, freie Wartelistenplätze oder wichtige Vereinsmitteilungen zu informieren. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können Push-Benachrichtigungen jederzeit in den Einstellungen der App oder Ihres Endgeräts mit Wirkung für die Zukunft deaktivieren.
4.4 E-Mail-Posteingang und KI-gestützte Vorstrukturierung von Kündigungsschreiben
Schriftlich, online oder per E-Mail eingereichte Mitgliedsanträge, Änderungsmitteilungen und Kündigungen werden in einem internen Vorgangssystem erfasst, dessen Zugriff technisch streng auf die zuständigen Funktionen (Mitgliederverwaltung, 1. Vorsitzender und Systemadministration) beschränkt ist.
Um bei eingehenden Kündigungen – insbesondere bei formlosen E-Mails, PDF-Schreiben sowie Familien- und Sammelkündigungen – sicherzustellen, dass sämtliche betroffenen Personen, Mitgliedsnummern, gewünschten Austrittsdaten und etwaigen Rückmeldewünsche zuverlässig erkannt und keine Teilkündigungen übersehen werden, nutzt unsere Serverschnittstelle zur Vorstrukturierung den Dienst Google Gemini API (Google Ireland Limited / Google Cloud) in der kostenpflichtigen Unternehmensstufe (Paid Tier) unter Geltung des Google Cloud Data Processing Addendum (CDPA):
Aufgrund der genutzten kostenpflichtigen Unternehmensstufe (Paid Tier) werden übermittelte Texte und Dokumente von Google nicht zum Training oder zur Verbesserung allgemeiner KI-Modelle verwendet.
Die KI führt keinerlei selbstständige Kündigung oder Stammdatenänderung durch, sondern liefert ausschließlich einen unverbindlichen internen Prüfvorschlag („von der KI erkannt, bitte prüfen“). Jede Aufnahme, Kündigung oder Stammdatenänderung wird zwingend durch eine zuständige Person unserer Mitgliederverwaltung anhand des Originalbelegs geprüft und manuell freigegeben.
4.5 Schutz vor Missbrauch und automatisierten Angriffen (Firebase App Check & Google reCAPTCHA Enterprise)
Zum Schutz der Mitgliederkonten, der Passwort-Zurücksetzung sowie unserer Online-Formulare vor automatisierten Ausspäh- und Brute-Force-Angriffen setzen wir Firebase App Check in Verbindung mit Google reCAPTCHA Enterprise (Google Ireland Limited) ein. Dabei werden technische Verbindungs-, Browser- und Geräteintegritätsmerkmale (einschließlich der IP-Adresse) ausgewertet, um missbräuchliche automatisierte Zugriffe abzuwehren. Ergänzend verarbeitet unser Backend bei sicherheitskritischen Anfragen kurzlebige, kryptografisch gehashte Netzpräfixe zur Ratenbegrenzung (Rate-Limiting). Rechtsgrundlage ist unser überwiegendes berechtigtes Interesse am Schutz der Mitgliederdaten und der Funktionsfähigkeit unserer IT-Systeme (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO sowie § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).
4.6 Lokaler Endgerätespeicher (IndexedDB / LocalStorage / Service Worker) – keine Tracking-Cookies
Die Vereinsmanager-App setzt keine Analyse-, Werbe- oder Tracking-Cookies ein. Zur Aufrechterhaltung Ihrer angemeldeten Sitzung, für darstellungsbezogene Einstellungen sowie für die Offline- und Push-Funktionalität (Service Worker) speichert die Anwendung ausschließlich technisch unbedingt erforderliche Daten im lokalen Speicher Ihres Browsers bzw. Endgeräts (IndexedDB / LocalStorage). Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.
4.7 System-E-Mails sowie Kamera- und Dateizugriff in der App
- System-E-Mails: Transaktions- und Benachrichtigungs-E-Mails aus dem Vereins- und Terminbetrieb werden über den E-Mail-Server unseres Hosting-Dienstleisters versendet; zur Sicherstellung der Zustellung und zur Fehlerbehebung werden technische Versandprotokolle zugriffsgeschützt gespeichert (Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO).
- Kamera- und Dateizugriff: Soweit Sie in der App optional ein Profilbild, Lizenznachweise oder Auslagenbelege hochladen oder als berechtigter Organisator den QR-Code-Einlassscanner bei Veranstaltungen nutzen, greift die App ausschließlich nach Ihrer aktiven Freigabe zweckgebunden auf die Kamera bzw. ausgewählte Dateien Ihres Endgeräts zu (Art. 6 Abs. 1 lit. a bzw. lit. b DSGVO).
4.8 Einbindung von Schriftarten und statischen Programmbibliotheken in der Web-Ansicht
Soweit in der Web-Ansicht der Anwendung zur einheitlichen Darstellung Schriftarten (Google Fonts, Google Ireland Limited) oder Editor-/Oberflächenbibliotheken über Content Delivery Networks (jsDelivr / ProspectOne, Krakau, Polen; unpkg) abgerufen werden, wird technisch bedingt Ihre IP-Adresse zur Auslieferung der statischen Dateien an den jeweiligen Anbieter übermittelt (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
(Hinweis: Diese Komponente befindet sich im Übergangsprozess zur vollständigen lokalen Selbst-Bereitstellung / OP-021).
4.9 Rechtsgrundlagen, Speicherdauer und Betroffenenrechte
- Mitgliedschaft & Vereinsbetrieb: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung, Durchführung und Beendigung der Vereinsmitgliedschaft gemäß Vereinssatzung).
- Ordnungsgemäße Verwaltung & IT-Sicherheit: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse des Vereins an einer fehlerfreien, nachvollziehbaren Mitgliederverwaltung sowie an der Abwehr von Missbrauch).
- Freiwillige Angaben & Einwilligungen: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufbar). Sofern Mitglieder in freien Mitteilungen oder Kündigungen von sich aus besondere Kategorien personenbezogener Daten (etwa gesundheitliche Austrittsgründe) angeben, erfolgt die streng zugriffsgeschützte Verarbeitung ausschließlich zur Bearbeitung des jeweiligen Anliegens (Art. 9 Abs. 2 lit. a bzw. lit. f DSGVO).
- Speicherdauer & Rechte: Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald der Zweck entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (insbesondere steuer- und handelsrechtliche Fristen von 6 bzw. 10 Jahren nach AO/HGB für buchungs- und beitragsrelevante Belege) entgegenstehen. Es gelten uneingeschränkt Ihre an anderer Stelle dieser Datenschutzerklärung aufgeführten Betroffenenrechte (Art. 15–21 DSGVO) sowie das Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde.
5. Datenschutzordnung im Sportverein Bolzum v. 1906 e.V.
Präambel
Der SV Bolzum v. 1906 e.V. verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z. B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Sportbetriebs, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.
§ 1 Allgemeines
Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u. a. von Mitgliedern, Teilnehmerinnen und Teilnehmern am Sport- und Kursbetrieb und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z. B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.
§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder
- Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für jede Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt angelegt.
- Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Abteilungs- und ggf. Mannschaftszugehörigkeit, Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein, ggf. Haushalts- und Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum Familienbeitrag.
- Im Rahmen der Zugehörigkeit zu den Landesverbänden, deren Sportarten im Verein betrieben werden, werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diese weitergeleitet, soweit die Mitglieder eine Berechtigung zur Teilnahme am Wettkampfbetrieb der Verbände beantragen (z. B. Startpass, Spielerpass, Lizenz) und an solchen Veranstaltungen teilnehmen.
§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit
- Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Aushängen, in der Vereinszeitung und in Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergegeben.
- Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen, Mannschaftsaufstellung, Ergebnisse, Torschützen, Alter oder Geburtsjahrgang.
- Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.
- Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des Vorstands, der Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter und der Übungsleiterinnen und Übungsleiter mit Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer veröffentlicht.
§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein
Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe der Mitgliederverwaltung und Geschäftsführung zugeordnet, soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt.
Der Vorstand stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.
§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen
- Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Verein (z. B. Vorstandsmitgliedern, Abteilungsleitern, Übungsleitern) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.
- Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.
- Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z. B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift zur Verfügung. Das Mitglied hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.
§ 6 Kommunikation per E-Mail
- Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Verein vereinseigene E-Mail-Accounts ein, die im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation vorrangig zu nutzen sind.
- Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen, sind die E-Mail-Adressen als „BCC“ zu versenden.
§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit
Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z. B. Mitglieder des Vorstands, Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter, Übungsleiterinnen und Übungsleiter), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.
§ 8 Datenschutzbeauftragter
Soweit gesetzlich vorgeschrieben (z. B. bei ständiger Beschäftigung von mindestens 20 Personen mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß § 38 BDSG), benennt der Verein einen Datenschutzbeauftragten. Zuständig für Fragen des Datenschutzes ist der Vorstand nach § 26 BGB.
§ 9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten
- Der Verein unterhält zentrale Auftritte für den Gesamtverein. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt der beauftragten Administration.
- Verantwortliche für den Betrieb eines Internetauftritts haben die Datenschutzbestimmungen einzuhalten.
§ 10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung
- Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder -weitergabe ist untersagt.
- Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln der Satzung geahndet werden.
§ 11 Beschlussfassung
Diese Datenschutzordnung wurde durch den Gesamtvorstand des Vereins beschlossen und gilt in Verbindung mit der jeweils aktuellen Fassung der Online-Datenschutzerklärung.